Om onze website nog persoonlijker en gebruiksvriendelijker voor jou te maken gebruiken wij technologieën zoals cookies en verwerken we persoonlijke gegevens zoals IP-adres of browserinformatie. Onze website kan ook cookies bevatten van derde partijen zoals Google Adsense, Google Analytics, Youtube. Omdat wij jouw privacy waarderen, vragen wij hierbij om je toestemming om deze technologieën te gebruiken. Klik op de knop om ons privacybeleid te bekijken.

Verwerkersovereenkomst

Overige bepalingen -> Privacybeleid -> Algemene Voorwaarden

Deze Verwerkersovereenkomst maakt – evenals de algemene voorwaarden – integraal onderdeel uit van iedere overeenkomst in zake diensten tussen Glenn Vanthournout, Veel-Voudig, gevestigd in de Hugo Verrieststraat 55 8930 Lauwe, met als ondernemingsnummer BE0 770.220.085 (hierna: “Veel-Voudig”) en haar wederpartij. In het kader van deze Verwerkersovereenkomst wordt Veel-Voudig aangemerkt als “Verwerker” en de wederpartij (klant) als “Verwerkingsverantwoordelijke”.

Download de algemene voorwaarden met verwerkersovereenkomst in PDF formaat.

In aanmerking nemende dat:

  • Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker ten behoeve van het voorgaande een Overeenkomst hebben gesloten;
  • Verwerker bij de uitvoering van de Overeenkomst in sommige gevallen aangemerkt kan worden als Verwerker in de zin van artikel 1 sub e van de Wet bescherming persoonsgegevens (hierna: “Wbp”);
  • Verwerkingsverantwoordelijke aangemerkt wordt als Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 1 sub d van de Wbp;
  • Waar in deze Verwerkersovereenkomst gesproken wordt over persoonsgegevens, hiermee persoonsgegevens in de zin van artikel 1 sub a van de Wbp bedoeld worden;
  • Verwerker bereid is verplichtingen omtrent beveiliging en andere aspecten van de Wbp na te komen, voor zover dit binnen zijn macht ligt;
  • De Wbp aan de Verwerkingsverantwoordelijke de plicht oplegt om ervoor zorg te dragen dat Verwerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen;
  • De Wbp daarnaast aan de Verwerkingsverantwoordelijke de plicht oplegt om toe te zien op de naleving van die maatregelen;
  • Partijen, mede gelet op het vereiste uit artikel 14 lid 5 van de Wbp, hun rechten en plichten schriftelijk wensen vast te leggen middels deze Verwerkersovereenkomst (hierna: “Verwerkersovereenkomst”);
  • Waar in deze Verwerkersovereenkomst termen uit de Wbp of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) worden genoemd, hiermee de corresponderende termen uit de Wbp of AVG worden bedoeld;
  • Waar in deze Verwerkersovereenkomst wordt verwezen naar de Wbp, vanaf 25 mei 2018 gedoeld wordt op (de corresponderende bepalingen uit) de AVG;
  • Onderhavige overeenkomst kadert in de verplichting voortvloeiend uit artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016.

komen volgende overeen

1. Definities

Persoonsgegevens zijn, zoals vermeld in artikel 4.1 van de Algemene Verordening Gegevens-bescherming  (hierna AVG te noemen): “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon”;

De Verwerkingsverantwoordelijke is, zoals vermeld in artikel 4.7 van de AVG, “een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt”.

De Verwerker is, zoals vermeld in artikel 4.8 van de AVG, “een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die / dat ten behoeve van de verwerkings¬verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt”.

De in dit contract bedoelde Verwerkingen zijn verwerkingen in de zin van artikel 4.2 van de AVG: “een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens”.

Overeenkomst”: onderhavige overeenkomst inclusief bijlagen.

Datalek”: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.

Verordening”: Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG.

Onderaannemer-verwerker” of “Subverwerker”: dit is de onderaannemer die door de Verwerker wordt aangesteld om een deel van het verwerkingsproces voor de Verantwoordelijke voor de verwerking op te nemen.

2. Voorwerp van het contract

Deze Overeenkomst vloeit voort uit de verplichting opgenomen in artikel 28 van de Verordening die bepaalt dat tussen de Verwerker en de Verantwoordelijke voor de verwerking een geschreven overeenkomst dient opgemaakt te worden.

Deze Overeenkomst regelt de rechten en verplichtingen van de Verantwoordelijke voor de verwerking en de verwerker bij het verwerken van persoonsgegevens.

De Verwerker verbindt zich ertoe om vanaf de inwerkingtreding van deze Overeenkomst, bij het uitvoeren van verwerkingsactiviteiten in opdracht van de Verantwoordelijke voor de verwerking, deze Overeenkomst na te leven. Indien er reeds verwerkingsactiviteiten plaatsvonden vóór de inwerkingtreding van de Overeenkomst, verbindt de Verwerker zich ertoe om in elk geval vanaf de inwerkingtreding  van de Overeenkomst deze verwerkingen te verrichten conform de Overeenkomst.

3. Rechten en plichten van de verwerker

De Verwerker handelt uitsluitend in opdracht van de Verantwoordelijke voor de verwerking bij de  verwerking van de Gegevens.

De Verwerker zal overeenkomstig de instructies van de Verantwoordelijke voor de verwerking enkel persoonsgegevens verwerken zoals opgenomen in Bijlage 1 van de Overeenkomst en volgens de bepalingen van de Overeenkomst. 

De Verwerker zal enkel deze persoonsgegevens verwerken die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst en uitsluitend deze persoonsgegevens opgenomen in Bijlage 1 van de Overeenkomst. 

De Verwerker verbindt zich ertoe om zijn personeelsleden die instaan voor de verwerking van de Gegevens en het uitvoeren van de Overeenkomst regelmatig te informeren en bij te scholen aangaande bepalingen van privacywetgeving in het algemeen en de Verordening in het bijzonder.

De Verwerker verbindt zich ertoe de noodzakelijke software en uitrustingen te verwerven, te onderhouden en regelmatig bij te werken – evenals de licenties die vereist zijn voor hun wettelijk gebruik – opdat hij beschikt over een systeem dat conform is aan de laatste stand van de techniek teneinde zijn verbintenissen krachtens dit contract na te komen.

De Verwerker informeert de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging zodra hij kennis heeft genomen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens. De Verwerker verstrekt de Verwerkingsverantwoordelijke op diens verzoek alle informatie betreffende de inbreuk.

Het is de Verwerker toegelaten om in het kader van het voorwerp van deze overeenkomst een kopie van de Gegevens te maken als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdracht. De Verwerker kan ook overgaan tot het nemen van een back-up. Voor het gebruik van kopieën en back-ups gelden dezelfde regels als voor het gebruik van de originele Gegevens.

De Verwerker bezorgt de Verwerkingsverantwoordelijke, telkens wanneer die erom verzoekt, een kopie van de Gegevens die in het kader van dit contract worden verwerkt in een onderling te bepalen formaat.

De Verwerker verbindt zich ertoe niet te handelen, en zal ook niemand toelaten te handelen, op een manier die strijdig is met de verbintenissen die in dit contract worden bepaald of met de wettelijke verbintenissen die van toepassing zijn;

4. Rechten en plichten van de verantwoordelijke voor de verwerking

De Verantwoordelijke voor de Verwerking verbindt zich ertoe om, telkens wanneer deze een nieuwe verwerkingsopdracht geeft aan de Verwerkers of telkens wanneer het doel van de verwerking wijzigt, een addendum aan onderhavige Overeenkomst voor te stellen.

5. Verwerking van persoonsgegevens

De Verwerker is verplicht tot geheimhouding van de Gegevens die hij verwerkt in opdracht van de Verantwoordelijke voor de Verwerking.

De Gegevens mogen door de Verwerker enkel worden verwerkt voor de doeleinden omschreven in Bijlage 1 van de Overeenkomst.

De Verantwoordelijke voor de Verwerking geeft aan de Verwerker de toestemming om de Gegevens mee te delen aan alle personen, instellingen en instanties die rechtstreeks deelnemen aan de uitvoering van de opdracht en wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst en binnen de grenzen van de Overeenkomst en de Verordening.

De mededeling aan andere derden dan deze omschreven in het vorig lid, is verboden tenzij dit door of krachtens de wet wordt opgelegd of verplicht is op basis van een rechterlijk bevel. Elke wettelijk verplichte mededeling aan derden moet door de Verwerker vooraf ter kennis worden gebracht aan de Verantwoordelijke voor de verwerking.

De Verwerker kan overgaan tot het nemen van een back-up of een kopie indien dit strikt noodzakelijk is om de Overeenkomst uit te voeren.

Indien de Verwerker de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Verantwoordelijke bekomt, is het de Verwerker toegelaten om uitsluitend geanonimiseerde gegevens ter beschikking te stellen van derden die noch rechtstreeks noch onrechtstreeks deelnemen aan de uitvoering van de opdracht, zoals omschreven in Bijlage 1. De Verwerker garandeert dat deze doorgifte aan derden steeds gebeurd binnen de grenzen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en uitsluitend een verwerking betreft met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.

6. Onderaanneming

De Verwerker neemt geen andere verwerker (“onderaannemer”, “subcontractor”) in dienst zonder voorafgaande algemene schriftelijke toestemming van de Verwerkingsverantwoordelijke. Wanneer deze toestemming gegevens is, licht de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke in over alle beoogde veranderingen inzake de toevoeging of vervanging van andere verwerkers, waarbij de Verwerkingsverantwoordelijke de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken;

Wanneer een Verwerker een andere verwerker in dienst neemt om voor rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke specifieke verwerkingsactiviteiten te verrichten, worden aan deze andere verwerker bij een overeenkomst of een andere rechtshandeling krachtens Unierecht of lidstatelijk recht dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming opgelegd als die welke in de voorliggende overeenkomst tussen de Verwerkingsverantwoordelijke en de Verwerker zijn opgenomen, met name de verplichting afdoende garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen te bieden opdat de verwerking aan het bepaalde in de voorliggende overeenkomst en de AVG voldoet. Wanneer de andere verwerker zijn verplichtingen inzake gegevensbescherming niet nakomt, blijft de (eerste) Verwerker ten aanzien van de Verwerkingsverantwoordelijke volledig aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen van die andere verwerker.

7. Rechten van de betrokkene

In geval de Verantwoordelijke voor de verwerking een aanvraag ontvangt van de betrokkene van wie persoonsgegevens worden verwerkt, om zijn rechten uit te oefenen overeenkomstig de Verordening zoals bv. recht van verzet of recht van wissing van de gegevens, geeft de Verantwoordelijke voor de Verwerking deze opdracht onverwijld door aan de Verwerker.

De Verwerker verbindt zich ertoe om onverwijld en dit uiterlijk binnen 7 werkdagen na ontvangst van de aanvraag, een passend gevolg te geven aan deze opdracht van de Verantwoordelijke voor de Verwerking en ofwel de gevraagde informatie te verschaffen ofwel de gevraagde aanpassingen te doen aan de Gegevens, dan wel bepaalde Gegevens te verwijderen en vernietigen.

8. Verantwoordelijkheden en waarborgen

De Verwerkingsverantwoordelijke verzekert dat alle Gegevens die hij in het kader van dit contract aan de Verwerker bezorgt wettelijk aan de Verwerker kunnen worden meegedeeld conform de wetgeving (waaronder begrepen de AVG en de Privacywet).

De Verwerker waarborgt, voor zover dit technisch mogelijk is, de integriteit, de beschikbaarheid en het bijwerken van alle Gegevens die hij in het kader van dit contract verwerkt.

De Verwerker verzekert dat geen enkele uitrusting of software die hij in het kader van dit contract gebruikt een inbreuk uitmaakt op het intellectuele eigendomsrecht van een derde (zoals het auteursrecht, octrooi, recht sui generis, merk, …).

De Verwerker is aansprakelijk voor de veiligheid en het goede gebruik van de toegangscodes, gebruikersnamen en wachtwoorden, alsook voor het regelmatig wijzigen van deze codes en wachtwoorden, om toegang te hebben tot de Gegevens en ze te verwerken. De Verwerker verbindt zich ertoe alles in het werk te stellen opdat al wie toegang heeft tot de Gegevens de vertrouwelijkheid van zijn codes en wachtwoorden zou bewaren. Hij verbindt zich ertoe de Verwerkingsverantwoordelijke kennis te geven van het bestaan van elk veiligheidsincident en van de acties die hij onderneemt om de incidenten te verhelpen.

De Verwerker vrijwaart de Verwerkingsverantwoordelijke  tegen elke klacht die een derde indient, inclusief de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, op grond van de AVG of de Privacywet en die het gevolg zou zijn van een handeling of een nalatigheid van de Verwerker in strijd met zijn verbintenissen in overeenstemming met dit contract of met de AVG of de Privacywet. Meer bepaald vrijwaart de Verwerker  de Verwerkingsverantwoordelijke tegen de terugbetaling van eender welke eventuele rechtsplegingskosten (inclusief het ereloon van een advocaat) en de schadevergoeding waartoe de Verwerkingsverantwoordelijke zou kunnen worden veroordeeld als gevolg van het feit dat de Verwerker zijn verbintenissen niet nakomt.

9. Vertrouwelijkheid

Alle gegevens en informatie die de partijen van deze Overeenkomst ontvangen zullen tijdens de duur van deze Overeenkomst en tien jaar daarna als vertrouwelijk worden behandeld en zullen niet onthuld worden aan derden en niet worden gebruikt voor enig ander doel dan het bevorderen van de doelstellingen van de Overeenkomst.

De in het vorige lid omschreven verplichting is niet van toepassing op vertrouwelijke informatie die:

  • Ten tijde van de onthulling door de onthullende partij reeds openbaar beschikbaar was of daarna zonder toedoen van de ontvanger openbaar beschikbaar komt;
  • Ten tijde van de onthulling reeds in het wettige bezit was van de ontvanger  zoals voldoende kan worden aangetoond door de ontvanger; of
  • Na de onthulling door de ontvanger op een niet-vertrouwelijke basis van derden wordt ontvangen.

De Gegevens worden eveneens beschouwd als vertrouwelijke informatie dewelke op geen enkel moment in de toekomst, ook niet na 10 jaar door de Verwerker kan gebruikt worden dan binnen de grenzen van onderhavige Overeenkomst.

De bestanden met de Gegevens mogen in geen geval vrij toegankelijk zijn, maar moeten worden beschermd met toegangscodes en wachtwoorden die regelmatig worden vernieuwd door de Verwerker.

10. Duur, Opzeg en Beëindiging

Deze Overeenkomst treedt in werking op 25 mei 2018.

De Verwerker mag de Gegevens die door de Verwerkingsverantwoordelijke worden doorgegeven, verwerken zolang dit nodig is voor de uitvoering van de Opdracht ten behoeve waarvan dit verwerkingscontract is gesloten. Na uitvoering van die Opdracht maakt de Verwerker onmiddellijk een einde aan elk ander gebruik van de Gegevens dan wat noodzakelijk is om de Verwerkingsverantwoordelijke in staat te stellen de Gegevens te recupereren die aan de Verwerker werden toevertrouwd én van het gebruik van de gegevens die het resultaat zijn van de verwerking waarmee de Verwerker werd belast.

Als alle Gegevens en databases zijn doorgegeven, stelt de Verwerker onmiddellijk een einde aan elke verwerking van de Gegevens en vernietigt hij elke kopie en back-up van de Gegevens en databases die hij nog zou bezitten zonder extra kosten.

Deze overeenkomst wordt afgesloten voor een onbepaalde duur. De Overeenkomst kan door elk van de Partijen opgezegd worden bij aangetekend schrijven.

11. Gevolgen van de beëindiging

In geval van beëindiging van onderhavige Overeenkomst, ongeacht de wijze waarop, zal de Verwerker onmiddellijk en op eigen initiatief alle Gegevens-bevattende documenten, computer disks, USB-sticks en andere informatiedragers, met inbegrip van kopieën daarvan, ongeacht of de inhoud van de informatiedragers is geproduceerd of gemaakt door de Verwerker, de Verantwoordelijke voor de verwerking dan wel derden, retourneren dan wel de subverwerkers de opdracht geven om één en ander te doen.

In zoverre als de Gegevens worden bewaard of opgeslagen op een computersysteem van de Verwerker of in enige andere vorm zijn vastgelegd die redelijkerwijze niet aan de andere Partij ter hand kan worden gesteld, zal de Verwerker dergelijke Gegevens vernietigen en/of aan zijn subverwerker(s) de opdracht geven om één en ander te doen.

12. Bewaring van gegevens

De Verwerker zal de Gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het verrichten van de opdracht waarvoor ze ter beschikking worden gesteld. Zijn de gegevens hierna niet meer nodig, dan zal de Verwerker ze adequaat uitwisselen en permanent verwijderen, ofwel de gegevensdragers terugbezorgen aan de Verantwoordelijke voor de Verwerking.

Deze bepaling is ook van toepassing op eventuele subverwerkers waarop de Verwerker een beroep zou doen.

13. Beveiliging

De Verwerker verbindt zich ertoe om de gepaste technische en organisatorische maatregelen te nemen om de Gegevens en de verwerking ervan te beveiligen overeenkomstig Bijlage 2 van de Overeenkomst.

De Verwerker verbindt zich ertoe om de nodige maatregelen te treffen teneinde de toegang tot de Gegevens te beperken tot deze personeelsleden in dienst van de Verwerker die toegang tot deze Gegevens nodig hebben om de Overeenkomst te kunnen uitvoeren.

Indien de Verwerker een beroep doet op onderaannemers-verwerkers voor de uitvoering van de Overeenkomst, garandeert de Verwerker dat hij met deze subverwerkers een overeenkomst heeft afgesloten die minimaal de bepalingen van deze Overeenkomst bevatten.

14. Volledigheid  van het contract

Huidige Overeenkomst omvat het volledige akkoord tussen Partijen omtrent het voorwerp ervan en vervangt alle voorgaande, geschreven en mondelinge akkoorden.

Indien één of meer bepalingen van huidige Overeenkomst nietig zouden worden verklaard of onuitvoerbaar zouden worden, zal hierdoor de wettelijkheid, geldigheid en het uitvoerbare en afdwingbare karakter van de overige bepalingen van huidige Overeenkomst en van de Overeenkomst in zijn geheel, voor zover deze nog enige uitwerking of bestaansgrond hebben, niet worden aangetast.

Partijen verbinden er zich toe om in de mate van wat wettelijk mogelijk is, de ongeldige bepalingen te vervangen door een nieuwe bepaling die overeenstemt met de doelstellingen en keuzen van huidige Overeenkomst.

15. Exporteren van gegevens

De Verwerker verbindt zich ertoe om geen Gegevens te laten verwerken door andere personen of organisaties die buiten de Economische Europese Ruimte zijn gevestigd, zonder voorafgaande toestemming van de Verantwoordelijke voor de Verwerking.

16. Toepasselijk recht en geschillen

Deze Overeenkomst is in alle opzichten onderworpen aan en wordt in alle opzichten geïnterpreteerd en uitgelegd door het Belgische recht.

Geschillen omtrent de uitvoering of uitlegging van de Overeenkomst worden uitsluitend voorgelegd aan de rechtbanken van Kortrijk.

1. VERORDENING (EU) 2016/679 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) (http://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=NL).

Bijlage 1: Overzicht persoonsgegevens, aard van de verwerking en verwerkingsdoelen

In het kader van de voorgenomen of bestaande samenwerking zullen enkel deze persoonsgegevens verwerkt worden die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de opdracht en voor de duur van de opdracht.

Type persoonsgegevens  Aard van de verwerkingDoel van de verwerking
IdentificatiegegevensVerzamelen, opslaan, verwerken, wissenUitvoering van een overeenkomst
Persoonlijke kenmerkenVerzamelen, opslaan, verwerken, wissenUitvoering van een overeenkomst
Financiële bijzonderhedenVerzamelen, opslaan, verwerken, wissenUitvoering van een overeenkomst
   

Bijlage 2: Overzicht beveilingsmaatregelen

De verwerker neemt de volgende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de Persoonsgegevens tegen verlies of onrechtmatige verwerking:

Technische beveiligingsmaatregelen

  • Up to date virusscan
  • Beveiligde USB-sticks
  • Unieke inlogcode en wachtwoord (regelmatig aanpassen)
  • Geen onbeveiligde externe harde schijven
  • Geen onbeveiligde back ups maken
  • Geen documenten op privé laptop opslaan

Organisatorische beveiligingsmaatregelen

  • Clean desk policy
  • Laptop niet onbemand achterlaten
  • Laptop nooit achterlaten in de auto
  • Oude documenten op juiste manier vernietigen
  • Zorgvuldig gebruik van USB-sticks
  • Privacy screens medewerkers